Wprowadzenie

Kancelaria Mikulewicz Ostaszewski specjalizuje się w obsłudze prawnej przedsiębiorstw oraz osób prywatnych, koncentrując się na restrukturyzacji, upadłości konsumenckiej, prawie gospodarczym, upadłościowym, korporacyjnym, podatkowym, cywilnym, oraz karnym gospodarczym. Firma oferuje wsparcie w trudnych sytuacjach finansowych, pomagając klientom przetrwać kryzysy i uniknąć upadłości. Kancelaria wyróżnia się indywidualnym podejściem do każdego klienta, kompleksową analizą prawną i praktycznym doradztwem biznesowym.

Firma borykała się z problemami związanymi z organizacją i zarządzaniem sprzedażą oraz terminową realizacją u klientów. Przed wdrożeniem systemu CRM, firma działała w sposób chaotyczny, bez odpowiedniego planowania i rozliczania produkcji oraz pracowników.

Wyzwania przed wdrożeniem

Przed wdrożeniem nowego systemu CRM, kancelaria Mikulewicz Ostaszewski zmagała się z kilkoma istotnymi problemami. 

1. Procesy były rozproszone i czasochłonne, co prowadziło do opóźnień w obsłudze klientów oraz trudności w śledzeniu postępów na różnych etapach restrukturyzacji. 
2. Brak centralizacji danych i automatyzacji pewnych zadań powodował problemy z komunikacją między zespołami oraz zwiększał ryzyko błędów w dokumentacji. 
3. Ponadto, mierzenie efektywności poszczególnych etapów było utrudnione, co ograniczało możliwość optymalizacji procesów.

Jakie były oczekiwania Kancelarii ? 

Firma Mikulewicz Ostaszewski oczekiwała od nowego systemu CRM przede wszystkim usprawnienia i zautomatyzowania kluczowych procesów, takich jak:

• generowanie i kwalifikacja leadów, 
• komunikacja z klientami 
• zarządzanie dokumentacją. 

Oczekiwano także poprawy współpracy między zespołami, lepszego śledzenia postępów w procesie restrukturyzacji, oraz zwiększenia efektywności działań handlowych i administracyjnych. System miał również umożliwiać precyzyjne raportowanie i analizę KPI na każdym etapie procesu, co miało przyczynić się do optymalizacji całej operacji kancelarii.

Wnioski z audytu

Przed przystąpieniem do budowy i wdrożenia systemu CRM podjęliśmy pierwszy krok czyli przyjazd do firmy na Audyt Procesów. Kluczowe aspekty, które wymagały sprawdzenia i potwierdzenia podczas audytu:

• Ocena efektywności: Sprawdzenie, czy procesy są realizowane w sposób najbardziej efektywny, minimalizując koszty i czas.
• Ocena skuteczności: Weryfikacja, czy procesy osiągają zamierzone cele i wyniki.
• Zgodność: Sprawdzenie, czy procesy są zgodne z obowiązującymi przepisami, normami i wewnętrznymi regulacjami.

Po mapowaniu procesów nasz doświadczony audytor wyciągnął następujące wnioski:

1. Niezbędność Automatyzacji: Wiele etapów procesu wymagało automatyzacji, aby zwiększyć efektywność i zmniejszyć ryzyko błędów, np. automatyczne wysyłanie maili czy przypomnienia o terminach.
2. Braki w Komunikacji: Istniały luki w przepływie informacji między zespołami, co prowadziło do opóźnień i problemów z jakością obsługi klientów.
3. Potrzeba Centralizacji Danych: Rozproszone dane utrudniały zarządzanie procesami i śledzenie postępów, co wymagało rozwiązania poprzez centralizację w systemie CRM.
4. Monitorowanie KPI: Brak precyzyjnego monitorowania wskaźników wydajności (KPI) uniemożliwiał pełną kontrolę nad efektywnością działań.

Wdrożenie systemu CRM

Wdrożenie systemu CRM odbyło się etapowo, z dużym zaangażowaniem zespołu wdrożeniowego. System został dostosowany do specyficznych potrzeb branży prawnej, co wymagało modyfikacji i dostosowania istniejących modułów. Proces wdrożenia obejmował:

1. Analizę procesów: Dokładne zmapowanie wszystkich procesów produkcyjnych i zarządczych.
2. Dostosowanie systemu: Adaptacja systemu CRM do specyficznych potrzeb firmy, w tym integracja z istniejącymi narzędziami.
3. Szkolenia pracowników: Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników w zakresie obsługi nowego systemu.
4. Testowanie i uruchomienie: Przeprowadzenie testów systemu i jego stopniowe uruchamianie.

Rezultaty wdrożenia

Wdrożenie systemu CRM przyniosło znaczące korzyści:

1. Zwiększenie efektywności produkcji: Dzięki lepszemu planowaniu i monitorowaniu produkcji udało się zwiększyć wydajność i terminowość realizacji zamówień.
2. Poprawa rozliczania pracowników: Nowy system umożliwił bieżące monitorowanie wyników pracy pracowników, co przełożyło się na lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi.
3. Lepsza komunikacja: Zintegrowany system CRM poprawił komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, co zwiększyło zadowolenie klientów i usprawniło obsługę zamówień.
4. Systematyczność i organizacja: Wdrożenie systemu wprowadziło systematyczność i porządek w procesach zarządzania firmą.

Podsumowanie

Kancelaria Mikulewicz Ostaszewski specjalizująca się w obsłudze prawnej przedsiębiorstw i osób prywatnych, przed wdrożeniem CRM zmagała się z problemami związanymi z organizacją procesów, brakiem centralizacji danych i trudnościami w komunikacji wewnętrznej. Firma oczekiwała od nowego systemu usprawnienia kluczowych procesów, automatyzacji oraz precyzyjnego monitorowania KPI. Audyt wykazał konieczność centralizacji i automatyzacji działań, a wdrożenie systemu CRM przyniosło poprawę efektywności, lepsze rozliczanie pracowników, ulepszoną komunikację oraz uporządkowanie procesów zarządzania kancelarią.